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Tengo que organizar un evento y no sé por dónde comenzar: Primero lo primero

Al vivir en sociedad, constantemente nos relacionamos con diversos grupos de afinidad. De estas interacciones, surge muchas veces la realización de un evento que puede estar enmarcado en nuestro mundo social, empresarial o institucional. Participamos como asistentes de diversas actividades o propuestas, pero, ¿qué sucede cuando nos vemos involucrados en la preparación activa de un evento?

En el marco de la organización de un evento, el rol de cada uno de los integrantes del equipo organizador, puede o no participar activamente en las distintas etapas – Pre, Durante y Post evento. Además, puede suceder que nos encarguemos de una, varias o muchas de las tareas que van a realizarse para alcanzar el “éxito” del evento.

Un “evento exitoso”, sea el tipo de evento que sea, es el que cumple con los objetivos que los organizadores se propusieron. Por eso es muy importante que nos tomemos el tiempo para analizar y fijar cuáles son esos objetivos, y no dar por sentado absolutamente nada.

Dependiendo del tipo de evento, del alcance del mismo (municipal, zonal, nacional, regional o internacional) y de la cantidad prevista de asistentes, las acciones para lograr los objetivos serán más complejas, y el tiempo, dinero y personal que necesitaremos invertir para alcanzarlos será mayor.

¿Cómo hacemos para fijar correctamente los objetivos del evento?

Una buena opción como ejercicio individual y/o grupal es pensar en la meta, intentando visualizar que sucederá en cada espacio que estará involucrado el o los días del evento. Imaginarnos ese momento intentando focalizar en los resultados esperados.

Esta meta, o visión del evento debería tener algunas características que serán de gran utilidad para comenzar y continuar con la planificación del evento:

  • Ser específica: Tratando de dejar en claro y que se entienda hacia dónde apuntamos.
  • Ser medible: En cantidad, calidad, tiempos y costos, porque los recursos (tiempo, dinero y personal) con los que contamos para la realización del evento generalmente no son infinitos.
  • Ser consensual: Todos los involucrados en el comité organizador deben estar de acuerdo al momento de fijarla.
  • Ser realista: Ajustando los recursos con los que se cuenten, que son el personal y el tiempo asignado al tiempo con el que contamos hasta la fecha del evento.

La meta va a estar bien fijada cuando podamos prepararnos para planificar el evento para responder cinco preguntas: qué?, cuándo?, dónde?, por qué o para qué? y cómo?

A partir de esto, nos ponemos a trabajar en los objetivos, que son los principios que estableceremos para alcanzar esa meta única.

Los objetivos nos permitirán ir distribuyendo en subgrupos las acciones a seguir, asignando responsabilidades y saber quién deberá actuar ante alguna contingencia.

La meta y los objetivos van a variar de acuerdo a:

  1. El alcance del evento
  2. La cantidad de asistentes posible
  3. Las fuentes posibles de ingresos
  4. Los recursos que necesitemos

Cuando nos tomamos el tiempo para reflexionar y establecer estos objetivos podemos avanzar en la planificación y en la organización del evento.

Fuente: blog.eventioz.com